‘Leermiddelen aanbesteden in het po, is dat wel nodig? En waarom aanbesteden als we dat nu ook niet doen?’ Twee vragen die we regelmatig krijgen van po-besturen. Misschien denkt u ook dat u niet hoeft aan te besteden. De praktijk blijkt vaak anders. Samen met Merlijn Donk, ict-adviseur bij het bestuur van Openbaar Onderwijs Zwolle & Regio (OOZ), geven we u 6 redenen om als po-bestuur (gezamenlijk) leermiddelen aan te besteden.
Leermiddelen aanbesteden komt in het primair onderwijs (po) relatief weinig voor, vertelt Merlijn Donk, ict-adviseur bij Stichting OOZ. “En dat terwijl besturen genoeg reden hebben om dit wel te doen.”
1. U voldoet aan de aanbestedingswet
Een belangrijke reden om leermiddelen aan te besteden, is om te voldoen aan de aanbestedingswet. “Besturen denken soms dat ze niet hoeven aan te besteden”, vertelt hij. “Bijvoorbeeld omdat ze niet veel leerlingen hebben of nooit het maximumbedrag overschrijden.”
Hoe zit het precies? Als uw schoolbestuur in de komende vier jaar meer dan 214.000 euro verwacht uit geven aan leermiddelen, dan bent u verplicht aan te besteden. De wetgeving geldt niet alleen voor de Rijksoverheid, maar ook voor alle organisaties die financiering ontvangen van de overheid. Hier vallen dus ook schoolbesturen onder.
“Het is een optelsom van de bedragen die we per leerling beschikbaar stellen in een periode van vier jaar”, zegt Donk. Met een ruwe schatting, blijkt al snel dat meer besturen aanbestedingsplichtig zijn dan ze denken. Stel u geeft 100 euro per leerling per jaar uit aan leermiddelen. Een bestuur met bijvoorbeeld 600 leerlingen besteedt dan in vier jaar 240.000 euro aan en is daarmee aanbestedingsplichtig. “Zo zie je dat het bedrag met die rekenwijze snel oploopt.”
2. Goedkeuring van de accountant
Nog een reden om aan te besteden: de accountant. Bij de jaarlijkse controle van de financiën gaat de accountant na of u aanbestedingsplichtig bent. Als dit het geval is, moet u kunnen aantonen dat u heeft aanbesteed. Alleen dan keurt de accountant de jaarrekening goed. Bovendien wordt het toezicht daarop steeds strenger.
“Onze accountant wenste vurig dat we leermiddelen gingen aanbesteden”, vertelt Donk. “De aanbestedingsregels zijn complex en laten ruimte over voor interpretatie. Vandaar dat de noodzaak voor het aanbesteden niet altijd vanzelfsprekend is geweest. Uiteraard namen we het advies van de accountant serieus en besloten we om aan te besteden.”
3. U haalt de juiste expertise in huis
Goed, u gaat aanbesteden, maar waar begint u? Doet u het zelf, vraagt u een derde partij of kiest u voor een gezamenlijke aanbesteding via SIVON? Stichting OOZ koos voor dat laatste.
Donk: “We ontdekten vrijwel direct dat we de kennis over de leermiddelenmarkt misten voor een degelijke aanbesteding. Het was te lang geleden. Bovendien was het lastig om intern de juiste mensen bij elkaar te krijgen.”
“Toen zagen we dat SIVON zou starten met een gezamenlijke aanbesteding voor het po. We stelden een lijst op met voor- en nadelen. Gelukkig hebben we al eerder met ze samengewerkt. Dat was voor de Functionaris Gegevensbescherming. Maar ook voor het vo hebben we meegedaan aan de gezamenlijke aanbesteding. Daar zijn we enorm tevreden over. De keus was dus snel gemaakt.”
“Samen hebben we veel meer kennis. Ook is een inkoopbureau aangesloten bij dit traject. We maken nu gebruik van externe expertise die niet beschikbaar is in onze eigen organisatie. Met SIVON, het inkoopbureau en collega’s bij andere besturen staan we sterker”, zegt Donk.
Voor de nieuwe gezamenlijke aanbesteding voor schooljaar ’22 – ’23 werkt SIVON niet meer met een inkoopbureau. We maken gebruik van de expertise die we zelf in huis hebben.
4. Het scheelt tijd en geld
Misschien denkt u dat gezamenlijk aanbesteden meer tijd en geld kosten. Het tegendeel is waar. Donk: “Het samenwerken levert ons tijdwinst op. In een situatie waar het ontbrak aan interne expertise hadden we zonder hulp van buitenaf nooit zo snel het niveau bereikt waarop we ons nu bevinden.”
“En niet te vergeten. Het is gunstig dat we de kosten voor de service van SIVON en het inkoopbureau met collega-besturen kunnen delen.”
De eerste gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen voor het po is inmiddels afgerond. Wat blijkt? De deelnemende schoolbesturen waren voordeliger uit via SIVON dan hun vorige contract.
5. U heeft meer invloed op de leermiddelenmarkt
Meer invloed op de leermiddelenmarkt, welk schoolbestuur wil dat niet? Wij verwachten dat hoe meer besturen gezamenlijk aanbesteden, hoe groter hun invloed via SIVON. Bijvoorbeeld op de prijs-kwaliteitverhouding van de leermiddelen.
Donk: “Het samenwerken leidt tot een scherpere offerteaanvraag. We bundelen de inkoopkracht en manoeuvreren ons in een solide onderhandelingspositie waardoor we betere voorwaarden kunnen vastleggen. Iets wat je als bestuur in je eentje minder snel voor elkaar krijgt.”
6. U ervaart de kracht van saamhorigheid
En tot slot: u ervaart de kracht van saamhorigheid. Inmiddels ervaren 3 schoolbesturen hoe dat voelt, waaronder het bestuur van OOZ.
“De kracht van collectieve kennis en expertise openbaarde zich meteen tijdens de bijeenkomsten van de gezamenlijke aanbesteding”, zegt Donk. “Met collega-besturen wisselen we waardevolle kennis en ervaringen uit, die we anders niet met elkaar hadden gedeeld.”
Doe mee aan de gezamenlijke aanbesteding voor het po
Bent u lid van SIVON en wilt u ook meedoen met de gezamenlijke aanbesteding voor het po? We starten in 2021 met de voorbereidingen voor een aanbesteding voor het schooljaar ‘22/’23. De startbijeenkomst staat eind mei gepland.
Wilt u meer weten over deze dienst van SIVON? Neem dan contact op met onze relatiemanagers. Zij informeren u graag over de opties en mogelijkheden.
Bent u nog geen lid van SIVON en wilt u deelnemen? Word dan lid en maak onderdeel uit van een groeiende coöperatie onderwijsbesturen. Lees meer over het SIVON-lidmaatschap of meld u aan via het aanmeldformulier voor nieuwe leden.