terug naar actueel

Alles over DPIA Google Workspace

  • bijgewerkt op 22 juli 2021

Op deze pagina vindt u het laatste nieuws over het gebruik van Google Workspace en linkjes naar relevante eerdere berichten.

Op 8 juli is er overeenstemming bereikt met Google over maatregelen gericht op de eerder geconstateerde privacyrisco’s bij Google Workspace for Education. Dit betekent dat scholen gebruik kunnen blijven maken van Google Workspace for Education, mits zij zelf ook enkele acties uitvoeren. Dit is het resultaat van intensieve gesprekken die SIVON, SURF en het Strategisch Leveranciersmanagement Rijk (SLM Rijk), mede op verzoek van de PO-Raad en VO-raad, hebben gevoerd met Google.  

De afspraken bevatten een uitgebreide set contractuele, organisatorische en technische maatregelen. Daarmee worden de op 31 mei 2021 door de Autoriteit Persoonsgegevens geconstateerde hoge privacy-risico’s in voldoende mate afgedekt. In een deze verklaring staat een beschrijving van dit bereikte resultaat. Google gaat aan de slag met technische aanpassingen maar scholen zullen ook zelf enkele acties uit moeten voeren om Google veilig te (blijven) gebruiken.

Acties voor scholen

  • Aanpassen instellingen. Naast automatische wijzigingen in de applicatie moet de eigen systeembeheerder ook een aantal instellingen aanpassen in de Workspace omgeving. Daar komt in de week van 2 augustus een handleiding voor beschikbaar.
  • Aanvullen instructies. Het veilige gebruik vraagt ook toelichting aan de gebruikers. Niet alles is technisch te regelen maar moet via gebruiksinstructies moeten. Ook die komen in de week van 2 augustus centraal beschikbaar.
  • Aanpassen contract. In de week van 2 augustus volgt informatie hoe de aangepaste privacy-voorwaarden met Google geaccepteerd moeten worden. Ook dit is een eenmalige activiteit.
  • Eigen impact analyse doen. De school blijft zelf verantwoordelijk om te beoordelen of de manier waarop Google Workspace for Education (Plus) gebruikt wordt veilig is. In de week van 2 augustus volgt een pakket met alles dat er nodig is om zo’n beoordeling te doen.

De hoeveelheid werk per school of bestuur is afhankelijk van de hoeveelheid Google applicaties die een school in gebruik heeft, maar neemt naar verwachting 1 tot enkele dagdelen in beslag.

DPIA op Chrome browser
Samen met SURF zijn wij nog bezig met een impact analyse (DPIA) op de Chrome browser en het systeem dat op de Chromebooks draait. Op dit moment is daar nog geen uitsluitsel over. Hierover volgt later meer informatie.

Ondersteuning vanuit SIVON

Om u te helpen bij het doorvoeren van de benodigde aanpassingen op de juiste wijze, biedt SIVON de volgende ondersteuning:

  • Voor schoolbesturen komt in de week van 2 augustus een handleiding Veilige instellingen beschikbaar. Leden van SIVON en schoolbesturen die hebben aangegeven op de hoogte te willen worden gehouden over Google ontvangen de handleiding via de mail. 
  • We organiseren voor het begin van het nieuwe schooljaar webinars om u te helpen bij het uitvoeren van de aanpassingen. Bekijk de agenda voor meer informatie en de mogelijkheid om u aan te melden. 
  • Op 15 juli zijn voorbeeldbrieven voor ouders, medewerkers, GMR en Raad van Toezicht beschikbaar gekomen. Bekijk de voorbeeldbrieven voor leden en niet-leden.

Eerdere berichtgeving

Veelgestelde vragen

Bekijk de veelgestelde vragen