terug naar actueel

Best practices voor het aanbesteden van leermiddelen

  • 30 september 2019

Besturen in het po en vo investeren grote bedragen in leermiddelen. Dat maakt vaak een aanbesteding noodzakelijk. De wijze waarop dit gebeurt, is van grote invloed op het resultaat. SIVON en Kennisnet verzamelden 13 best practices die u helpen bij het aanbesteden van leermiddelen.

Scholen vallen, omdat ze gefinancierd worden door de overheid, onder de aanbestedingsplicht. Ook de inkoop van leermiddelen valt onder de aanbestedingsregels.

Het aanbesteden van leermiddelen is vaak een flinke klus waar veel bij komt kijken. Het is voor een schoolbestuur lastig om expertise op dit gebied op te bouwen, omdat aanbestedingen vaak om de 4 à 5 jaar opnieuw gedaan worden. Geleerde lessen zakken daardoor sneller weg. Daarom stimuleren wij besturen om ervaringen en lessen met elkaar te delen, zodat bepaalde fouten voorkomen worden en het proces soepel en prettig verloopt.

Samen met schoolbesturen hebben we daarom ervaringen en best practices opgehaald uit de praktijk, die u kunnen helpen bij uw aanbesteding.

Fases van het aanbestedingsproces

De meeste best practices die SIVON verzamelde, gaan over het aanbesteden zelf. In de praktijk blijkt dat de onderwijskundige voorbereiding het belangrijkst is voor een goede aanbesteding. Alleen dan kan het bijdragen aan de (onderwijskundige) visie en doelen van scholen.

Daarnaast vraagt de periode na de aanbesteding ook de nodige aandacht, denk aan contractmanagement en het beheren van de leermiddelen-portfolio.

De best practices zijn ingedeeld naar de verschillende fases van het proces. Hoewel sommige best practices triviaal lijken, kunnen aanbestedingen juist op deze punten mislukken. Loop daarom elke fase van het proces zorgvuldig door.

De fasen zijn:

  1. Voorbereiding door de school
  2. Verkenning van de markt
  3. Inrichting van de aanbesteding
  4. Formulering van de vraag met behulp van een Programma van Eisen (PvE)
  5. Voorwaarden in de aanbesteding
  6. Contractmanagement

Benieuwd naar de best practices?

Meer informatie

Omdat er voortdurend nieuwe ontwikkelingen in het aanbod van leermiddelen zijn, veranderende vragen en prioriteiten in het onderwijs, en nieuwe ideeën over de wijze waarop deze worden verworven, actualiseren we dit document regelmatig.

Heeft u suggesties of aanvullingen op deze best practices? Neem dan contact op met SIVON via info@sivon.nl.