terug naar actueel

De offerteaanvraag in een gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen

  • 02 september 2020

Meer invloed kunnen uitoefenen op de leermiddelenmarkt. Dat is een belangrijke reden voor schoolbesturen om mee te doen aan een gezamenlijke aanbesteding met SIVON. Met een aantal besturen organiseren SIVON en Kennisnet 5 bijeenkomsten, waarin we met elkaar toewerken naar de offerteaanvraag voor de aanbesteding. André Poot vertegenwoordigt een van die schoolbesturen, de Stichting CVO-AV. We volgen hem naar de derde bijeenkomst, waarin de offerteaanvraag centraal staat.

Een aanbesteding van leermiddelen komt voor besturen niet ieder jaar terug. Daardoor bouwen ze niet snel routine op. De deelnemende besturen leren dan ook veel wanneer ze op de derde bijeenkomst samen het eerste concept van de offerteaanvraag doorlopen. 

Zo krijgen ze meer informatie over de opbouw en inhoud van de aanvraag, zoals de omschrijving van de opdracht, de gunningscriteria en de puntenwaardering. Voor sommigen nog redelijk nieuw en voor anderen een opfriscursus. 

Twee mannen en twee vrouwen staan voor een raam. Op het raam zijn post-its geplakt waar zij met zijn vieren naar kijken.

Poot: “In deze bijeenkomst heb ik veel geleerd van de informatie die in de offerteaanvraag is opgenomen. Bijvoorbeeld de aanvullende eis over de informatie die leveranciers op de factuur moeten vermelden. Want door duidelijke eisen te stellen aan de factuurinformatie krijgen we straks te maken met facturen die beter leesbaar en controleerbaar zijn. Verder hebben we geleerd waarom voortgangsinformatie ook op hoger niveau wenselijk is en hoe generieke en afwijkende wensen per bestuur, bijvoorbeeld voor het leermiddelenproces, worden verwerkt in een gezamenlijke aanbesteding.”

Aanbesteden in verschillende percelen

“Aanvankelijk was ik wel wat bezorgd over de relevantie van de informatie voor Stichting CVO-AV. Want onze scholen hebben een intern leermiddelenfonds, terwijl de besproken offerteaanvraag betrekking heeft op een extern leermiddelenfonds. Maar ik heb geleerd dat dit verschil voor het LiFo-perceel niet relevant is.

“We besteden namelijk in een aantal  percelen aan. A is het perceel voor het LiFo-concept; perceel B en eventueel perceel C betreffen leermiddelenfondsen. Of je nou een intern, gefaciliteerd of extern leermiddelenfonds uitvraagt, maakt geen verschil voor het LiFo-perceel. De inhoud van dat LiFo-perceel blijft namelijk gelijk, ook al kiezen scholen voor andere percelencombinaties.

“Met SIVON kunnen we dus de krachten bundelen door met een grote groep scholen de leermiddelen gezamenlijk aan te besteden. We hebben het dan over heel verschillende scholen. In de gezamenlijke aanbesteding maakt het niet uit of je als school vanuit je onderwijsvisie bewust kiest voor het LiFo-concept of juist voor een all-in-one dienstverlening met een traditioneel intern, gefaciliteerd of extern leermiddelenfonds. Bij SIVON houden ze rekening met de diverse uitgangssituaties en voorkeuren van scholen. Die vertalen ze naar verschillende combinaties voor de aanbesteding.”

Aanbesteden in twee tranches

De gezamenlijke aanbesteding is dit jaar verspreid over twee tranches. De deelnemende besturen in de eerste tranche komen in de zomer met een offerteaanvraag. De besturen in de tweede tranche doen dit in het najaar.

Poot: “Als bestuur hebben wij ons later aangesloten. We behoren dus tot de tweede tranche. De publicatie van de offerteaanvraag voor tranche 2 staat gepland voor oktober. Daardoor hebben we nog wat meer de tijd om alle informatie te verzamelen en keuzes te maken. Waar de deelnemers van tranche 1 nu al hebben opgegeven welke leermiddelen zij willen aanbesteden en hoe, hoeven wij dat pas medio september te doen. Ik houd mijn oren goed open en kan straks mijn voordeel doen met alles wat ik op de bijeenkomsten hoor.”

In het volgende artikel deelt André Poot zijn ervaringen uit de vierde bijeenkomst. Daarin bespreken we extra wensen en eisen en overige aandachtspunten voor de offerteaanvraag. Ook het beoordelingsproces en de vervolgstappen komen dan aan bod.

Meer informatie

De voorbereidingen voor de aanbesteding voor schooljaar ’22-’23 starten in september. Wilt u daar meer over weten? Meld u dan aan voor de informatiebijeenkomst van 29 september of 27 oktober