terug naar actueel

Het plan van eisen in een gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen

  • 25 juni 2020

Hoe ziet een gezamenlijke aanbesteding er in de praktijk eigenlijk uit? Om daar meer over te weten te komen, volgen we André Poot van Stichting CVO-AV naar de tweede bijeenkomst die SIVON en Kennisnet organiseerden. In deze bijeenkomst staat het plan van eisen centraal.

Een gezamenlijke aanbesteding écht succesvol maken. Daar werken de deelnemende besturen naartoe in deze SIVON-bijeenkomsten. Namens Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs Alblasserwaard-Vijfheerenlanden (CVO-AV) doet Poot mee. Voorafgaand aan de bijeenkomst vertelt hij over het intern leermiddelenfonds van de stichting.

Man praat in een overleg met een persoon tegenover hem. Naast hem zitten twee lachende vrouwen.

“We kopen de boeken in en lenen die uit aan de leerlingen. Als zij aan het einde van het schooljaar hun boeken weer inleveren, slaan wij ze op in school. Elk jaar kijken we welke boeken we moeten vervangen of vernieuwen. De boekenfondscoördinator stuurt zijn bestelling naar de distributeur. Die koopt de schoolboeken en digitale methoden bij de educatieve uitgevers. De distributeur levert ze aan onze scholen en handelt eventuele garantiezaken af.”

Brede gezamenlijke aanbesteding

Na de bijeenkomst vragen we Poot naar zijn bevindingen. “Ik ben vandaag veel te weten gekomen. Bijvoorbeeld over hoe SIVON de marktconsultatie aanpakt. We hebben er samen voor gekozen om in de gezamenlijke aanbesteding SIVON de rol te geven van aankoopcentrale. Er komt een raamcontract op SIVON-niveau én een raamcontract per schoolbestuur. We hebben ook gesproken over de criteria waarop we een contract gaan beoordelen. Welke dat zijn, hangt af van het plan van eisen dat we in SIVON-verband opstellen. Het was best een technische bijeenkomst, maar ik heb er veel van opgestoken.”

Heeft hij gehoord of de SIVON-dienstverlening óók betekenisvol kan zijn voor zijn situatie: scholen met een intern leermiddelenfonds? “Ja, SIVON wil alle verschillende keuzes van contractvormen bedienen. Zij wil er zijn voor scholen die hun leermiddelenbeleid nog verder doordenken. Maar ook voor scholen die tevreden zijn met hoe het nu gaat. We gaan breed aanbesteden. In die gezamenlijke aanbesteding zijn veel combinaties  mogelijk.”

Aanbesteden in LiFo-perceel en restperceel

Met de opgedane kennis kan hij nu ook anders kijken naar de inventarisatie van leermiddelen die de stichting nu gebruikt en wil gaan gebruiken. “In de aanbesteding kiest onze stichting voor de combinatie van een LiFo-perceel en een restperceel. Daarnaast maken we gebruik van een aantal zuiver digitale methodes die we direct bij kleine uitgevers kopen. Het is interessant om te onderzoeken of deze ook niet als LiFo aanbesteed zouden kunnen worden.”

Veel scholen stelden in deze tweede bijeenkomst vragen aan de experts van SIVON. Ook Poot deed dat. “Ik wilde weten hoe het in z’n werk gaat als we bij een gezamenlijke aanbesteding na 2 jaar graag willen switchen naar LiFo. Daar hebben we uitvoerig over gesproken. Aan zo’n casus zitten best wat haken en ogen, omdat wij ons samen hebben geconformeerd aan een bepaald volume en een bepaalde uitvraag.” SIVON onderzoekt nog welke mate van flexibiliteit er mogelijk is.

Voor Poot is er nog veel werk aan de winkel. Hij hoopt in een volgende bijeenkomst opnieuw veel op te kunnen steken.

Meer informatie

Gaat u binnenkort leermiddelen aanbesteden en wilt meedoen met de gezamenlijke aanbesteding voor het voortgezet onderwijs? U kunt nog aansluiten bij de aanbesteding voor schooljaar ’21-’22. Neem contact op met een van onze relatiemanagers voor meer informatie.

De voorbereidingen voor de aanbesteding voor schooljaar ’22-’23 starten in september. Wilt u daar meer over weten? Meld u dan voor meer informatie aan voor de informatiebijeenkomst.

In het volgende artikel deelt André Poot zijn ervaringen uit de derde bijeenkomst. Hoe stel je een goede offerteaanvraag op? En wat is de meerwaarde van SIVON hierin?