naar actueel

‘Tips en adviezen van de crème de la crème van de inkoopwereld’

13 november 2019

Stichting BOOR zit middenin een aanbesteding voor ict-hardware: een goed moment om de aanbestedingsadviesraad van SIVON in te schakelen. Jeremy van der Vaart, informatiemanager en security officer bij stichting BOOR, vertelt hoe dit ging en wat het heeft opgeleverd.

Bij BOOR worden alle po- en (v)so-scholen via de ict-afdeling voorzien van ict-basisvoorzieningen, vertelt Van der Vaart. “Dit is bijvoorbeeld ict-hardware en een goedlopend wifi-netwerk. Voordat de leveranciers worden gekozen, vindt eerst een aanbesteding plaats. Voor ict-hardware zitten we daar nu middenin. Scholen kunnen straks zelf hun hardware inkopen via de geselecteerde leveranciers.”

“Wij zijn zelf geen inkoopadviseurs. Externe expertise is dan heel waardevol. We hebben de adviesraad gevraagd om naar ons Programma van Eisen (PvE) en aanbestedingsdocumenten te kijken.

“Het was prettig dat experts met uiteenlopende kennis naar onze aanbestedingsstukken keken.” / iStock

‘De raad adviseerde om onze marges scherper neer te zetten’

In een adviesgesprek gaven inkoopexperts uit disciplines zoals onderwijs, overheid en recht de plus- en minpunten aan van het PvE en het aanbestedingsdocument. Uit het gesprek kwamen goede adviezen, vertelt Van der Vaart. “Zo kregen we het advies om de marges waar de leveranciers mee mogen werken aan te passen en scherper neer te zetten. Die hadden we te ruim beschreven.”

Volgens Van der Vaart was het proces heel waardevol. “Het was prettig dat experts met uiteenlopende kennis naar onze aanbestedingsstukken keken. Je krijgt tips en onafhankelijke adviezen van de crème de la crème van de inkoopwereld. Het heeft ons geholpen om de aanbestedingsstukken te verbeteren.”

Op de vraag waarom elke bestuur dat een inkoopproces doorloopt, zo’n gesprek moet aanvragen, was hij duidelijk. “De adviesraad is een groep met expertise die de tijd voor je neemt. Ze kijken zorgvuldig naar de stukken en helpen je verder. Bovendien is het voor SIVON-leden gratis. Het zou zonde zijn om een kans voor een verbeterslag van je aanbesteding niet te gebruiken.”

Meer informatie

De aanbestedingsadviesraad bestaat uit onafhankelijke experts met kennis van ict, aanbesteden en onderwijs. Zij hebben ruime ervaring in de inkoop in de publieke sector. De raad adviseert besturen op 2 momenten in het inkoopproces:

  1. bij het bedenken en formuleren van een inkoopvraag
  2. bij het opstellen van aanbestedingsdocumenten

Een gesprek duurt ongeveer 45 minuten en is voor SIVON-leden gratis.

Vraag een adviesgesprek aan

Start u binnenkort met een aanbesteding en wilt u advies bij het formuleren van uw inkoopvraag? Of wilt u weten of u uw inkoopvraag juist hebt vertaald naar de aanbestedingsdocumenten? De aanbestedingsadviesraad van SIVON helpt u graag verder. Neem contact op en vraag een gesprek aan via info@sivon.nl.