terug naar actueel

Veelgestelde vragen over gezamenlijke aanbesteding devices van SIVON

  • bijgewerkt op 14 januari 2022

Elk jaar kopen schoolbesturen grote aantallen devices in voor leerlingen, docenten en ondersteunend personeel. Dit is een omvangrijke klus die veel tijd en aandacht vraagt. SIVON neemt dat werk graag uit handen. Lees hier de meestgestelde vragen over onze gezamenlijke aanbesteding van devices.

Welke devices worden meegenomen in de gezamenlijke aanbesteding devices?

Per ronde inventariseren wij de wensen en behoeften van de deelnemende schoolbesturen. Deze nemen wij mee in de aanvraag. Uiteraard streven wij naar een zo passend mogelijk aanbod voor alle schoolbesturen. Als uitgangspunt werkt SIVON met een vaste set van verschillende type devices. Bekijk het overzicht van de type devices met specificaties. Deze set is tot stand gekomen op basis van ervaringen uit eerdere inkooprondes en in afstemming met schoolbesturen.

Wat kosten de devices?

Per aanbestedingsronde wordt de directiebegroting bepaald voor ieder type device. Dit is de richtprijs die wij meenemen in de beoordeling van de inschrijving van de marktpartijen. Wanneer er geen aanbiedingen komen van leveranciers die binnen de directiebegroting vallen, krijgt u als deelnemer de keuze of u van het aanbod met een hogere prijs gebruik wilt maken of dat u afziet van afname. Op deze pagina vindt u per device de directiebegroting. Bij de devices is de mogelijkheid om aan te geven welke additionele diensten afgenomen worden (upgrades). Voor deze upgrade is het maximale bedrag bepaald. Aanbiedingen van leveranciers moeten binnen dit maximale bedrag blijven. In het overzicht zijn zowel de bedragen inclusief als exclusief btw weergegeven.

Wat is het verwachtte schaalvoordeel wat SIVON denkt te behalen bij gezamenlijk aanbesteden?

Dat verschilt per soort device. Op basis van voorgaande ronden verwachten we over alle (type) devices een volumekorting van ongeveer 10% ten opzichte van de directiebegroting te behalen.

Kunnen de prijzen uit de vorige rondes worden gedeeld?

We delen de prijzen uit vorige rondes niet. In de conceptspecificaties zijn de directiebegrotingen opgenomen, die een indicatie geven welke prijzen per device u als schoolbestuur kunt verwachten.

Welke aanvullende diensten zijn er?

Naast de devices is het ook mogelijk om het device te upgraden, met bijvoorbeeld aanvullende garantie voor de devices. U vindt hier een overzicht van de devices en upgrade mogelijkheden. Op het aanmeldformulier kunt u aangeven van welke upgrades u gebruik wilt maken. Uiteraard is dit niet verplicht.

Wat voor een overeenkomst is er tussen schoolbestuur en SIVON?

Na aanmelding via het aanmeldformulier ontvangt de tekeningsbevoegde van uw schoolbestuur een deelnameovereenkomst. In de bijlage van dit document is uw aanmelding (hoeveelheid devices en mogelijke upgrades) zichtbaar. Na ondertekening neemt u deel aan de aanbesteding en verplicht u zich tot afname van devices (inclusief upgrades als u hiervoor heeft gekozen).

Hoe kan ik mij aanmelden?

Bent u geïnteresseerd in de gezamenlijke aanbesteding voor devices, dan kunt u zich aanmelden via het aanmeldformulier. Op deze pagina vindt u de planning van de gezamenlijke aanbesteding devices die in het voor- en najaar plaatsvinden.

Komen de kosten vanuit de SIVON contributie of komen die er bovenop?

SIVON is een cooperatie van schoolbesturen en lidmaatschap is een voorwaarde voor deelname aan deze aanbestedingsronde. De kosten van de aanbesteding komen bovenop het lidmaatschap van SIVON.

Waarom zijn er twee inkooprondes per jaar?

We streven naar een goede bundeling. Met een groot aantal aanvragen en bestellingen kunnen we profiteren van de meeste inkoopvoordeel. Door de aanvragen te bundelen in 2 inkooprondes kunnen we het proces kostenefficiënt uitvoeren.

Waarom wordt er geen leverancier via een raamcontract gecontracteerd, inclusief een webshop voor de schoolbesturen?

De vraag om een raamcontract met een hardwareleverancier horen we vaker, we gaan dat in 2022 verder onderzoeken.

Wat zijn de garantievoorwaarden op de devices?

De garantievoorwaarden kunt u op deze pagina lezen.

Geldt er een minimale afname per device?

Om de inkoop van devices kostenefficiënt uit te voeren, willen we voorkomen dat we een inkoop gaan uitvoeren voor een zeer gering aantal devices. Op het moment dat alle aanmeldingen voor de gezamenlijke inkoop door SIVON ontvangen zijn, beoordelen wij per type device of het aantal in te kopen devices voldoende is om een kostenefficiënte inkoop uit te kunnen voeren. Wanneer het aantal in te kopen devices voor een type device minder is dan 50 behouden we de mogelijkheid om af te zien van inkoop van dat betreffende type device.

Kunnen er ook Surface laptops worden besteld?

Vooralsnog is Surface geen onderdeel van het assortiment. Mocht een toenemende vraag vanuit schoolbesturen hiervoor aanleiding geven, nemen we dit in overweging.

Kunnen extra bestellingen worden geplaatst via SIVON buiten de bestelronde?

Nee, niet via SIVON. Schoolbesturen zijn uiteraard vrij om andere bestellingen te plaatsen en blijven verantwoordelijk voor compliancy ten aanzien van de inkoopwet- en regelgeving.

Een aantal soorten devices kennen een schaarste. Hoe zit dit met de devices die via SIVON worden ingekocht?

SIVON vraagt in de aanbesteding uit dat er binnen 4 tot 8 weken geleverd kan worden. Ook SIVON ondervindt dat bepaalde devices een langere levertijd hebben onder andere door een chiptekort. Wij vragen in het geval van langere levertijd om een alternatief bij de leverancier. Het schoolbestuur kan vervolgens zelf kiezen of ze het alternatief willen afnemen.

Naar aanleiding van het advies van de autoriteit persoonsgegevens (AP) over gebruik Google Workspace. Kan ik de Chromebooks op mijn school nog gebruiken?

Voor meer informatie over gebruik Google Workspace en Chromebooks verwijzen wij u naar deze pagina. Het is aan de schoolbesturen zelf om een weloverwogen keuze te maken voor het aanschaffen van Chromebooks.