terug naar actueel

Verkenning ondersteuning uitfasering SchoolOAS door SIVON

  • 14 juli 2021

Afgelopen voorjaar maakte Dotcomschool bekend het leerlingadministratiesysteem SchoolOAS per eind december 2021 uit te faseren. In het persbericht van Dotcomschool kunt u hierover meer lezen. 

Ondersteuningsbehoefte vanuit Kennisnet en SIVON

Enkele SchoolOAS gebruikers vroegen of en hoe Kennisnet en SIVON schoolbesturen konden helpen bij de oriëntatie op en de migratie naar een ander systeem. Zoals bijvoorbeeld ParnasSys. 

Op basis van deze vraag hebben we een korte verkenning uitgevoerd. We hebben met enkele schoolbesturen gesproken, met experts op het gebied van informatiemanagement en met leveranciers van leerlingadministratiesystemen (LAS). Hieruit bleek dat de meeste besturen intussen al een keuze hadden gemaakt voor een nieuw administratiesysteem. Schoolbesturen stelden zelf criteria op voor een LAS en zijn hier systemen op gaan beoordelen. Hierbij worden ze vaak ondersteund door presentaties van leveranciers. De behoefte aan extra hulp door SIVON bij de oriëntatiefase bleek beperkt.

Een migratie van een LAS is niet een actie die besturen jaarlijks uitvoeren. Maar een LAS staat aan de basis van de bekostiging voor besturen en daarom is de migratie een belangrijk punt van aandacht voor hen. Factoren die een rol spelen in dit proces zijn timing, conversie, opleiding en communicatie. Tijdens onze korte verkenning hebben we met besturen besproken hoe ze hierbij ondersteund worden. Het bleek dat leveranciers al veel geregeld hadden. Vanuit Kennisnet en SIVON zouden we slechts beperkt toegevoegde waarde kunnen hebben bij het migratietraject. Vandaar dat we de conclusie trokken dat extra ondersteuning vooralsnog niet nodig is. We blijven uiteraard in contact met besturen over het verloop van de migratie.

Tips

Tijdens de verkenning hebben we tips verzameld die we graag met u willen delen. 

  1. Tijdens de oriëntatie zijn informatieveiligheid en privacy van een LAS belangrijke criteria. Denk daarbij aan:
    1. Het product is zo ingericht dat migratie van (persoons)gegevens naar of vanuit een ander product/andere dienst via een beveiligde koppeling plaatsvindt.
    2. De data worden – bij voorkeur – binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opgeslagen. Bij doorgifte aan landen buiten de EER wordt voldaan aan de daarvoor geldende eisen.
    3. De leverancier heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen.
    4. Een hulpmiddel hierbij zijn de in het Netwerk IBP opgestelde Data Protection Impact Assessments (DPIA) op leerlingadministratiesystemen in het funderend onderwijs (ParnasSys en ESIS). Hiermee kunt u inschatten welke informatieveiligheids- en privacyrisico’s u loopt wanneer u naar een specifiek nieuw systeem overstapt. 
  1. Tijdens de oriëntatie is het belangrijk niet alleen naar de huidige functionaliteiten te kijken, maar ook naar toekomstige ontwikkelingen bij leveranciers en in de sector. Zo staat de implementatie van de Registratie Instellingen en Opleidingen (RIO) voor het po op de agenda voor de komende tijd. Dit heeft impact op wat een leerlingadministratie moet kunnen. Uit de verkenning blijkt dat leveranciers graag bereid zijn besturen mee te nemen in hun systeem, en in de ontwikkelingen die van belang zijn. 
  2. Ook tijdens de migratie zijn informatieveiligheid en privacy belangrijk. Zo is het van belang dat de eigen beheerders van besturen voldoende instructies hebben en getraind zijn het product op een correcte en veilige manier te gebruiken.
  3. Tijdstip van migratie: wij raden aan na 1 oktober te migreren. Dan wordt de bekende 1 oktobertelling gebaseerd op de gegevens in SchoolOAS en kan het bestuur daarna in relatieve rust werken aan de migratie. 
  4. Ga er vanuit dat de migratie ook het bestuur tijd en inspanning kost. Het converteren van een database is complex en gaat zelden in één keer goed. Soms zijn enkele iteraties nodig of handmatige aanvullingen. Zeker wanneer er bijvoorbeeld sprake is van meerdere BRIN’s of databases. Zorg dus dat je hierop qua inzet en mindset bent voorbereid.