terug naar actueel

Zo verloopt de voorbereiding op de gezamenlijke aanbesteding van leermiddelen

  • 14 oktober 2020

Veel vo-besturen willen meer invloed uitoefenen op de leermiddelenmarkt. Dan is samenwerken een must, bijvoorbeeld in de aanbesteding van de leermiddelen. Een aantal vo-besturen werkt, samen met SIVON en Kennisnet, in 5 bijeenkomsten toe naar een offerteaanvraag voor zo’n gezamenlijke aanbesteding. André Poot vertegenwoordigt daarin de Stichting CVO-AV. In dit artikel deelt hij de inzichten en vragen die de besturen tijdens de vierde – en een na laatste – bijeenkomst hadden.

Tussen de derde en vierde bijeenkomst heeft SIVON een marktconsultatie gehouden onder uitgevers en distributeurs. Zo’n consultatie heeft 3 doelen:

  • We kijken wat de laatste ontwikkelingen in de markt zijn.
  • We zien hoe het aanbod van leveranciers zich heeft ontwikkeld.
  • We kunnen toetsen in hoeverre de voorgenomen eisen of wensen in de offerteaanvraag aansluiten op wat de leveranciers kunnen en willen leveren.

Verder hebben de deelnemende besturen intern overlegd over openstaande vraagstukken. Al die uitkomsten en inzichten zijn in de vierde bijeenkomst besproken. Daarnaast heeft SIVON een voorstel gedaan voor het beoordelingsproces van de offertes en aanbieders. Ook is er gesproken over de samenstelling van de beoordelingscommissie en over de duur van de overeenkomst.

Een man met een baard en blauw jasje vertelt iets en gebaart met zijn handen. In de ene hand heeft hij een pen vast.

Marktconsultatie

“Uit de marktconsultatie – nodig voor een goede offerteaanvraag – kwam een aantal ontwikkelingen naar voren,” zegt Poot in een terugblik. “Als gevolg van de coronacrisis zijn digitale lesmethoden en de ontschotting daarvan blijkbaar in een stroomversnelling gekomen. Het is nu digital first. Ontschotting van lesmateriaal betekent dat er geen schotten of scheidingen meer zitten tussen niveaus of leerjaren. Neem even als voorbeeld een leerling met een licentie voor de digitale wiskundemethode. Door de ontschotting krijgt die óók gebruiksrecht tot al het materiaal van die lesmethode voor alle leerjaren en niveaus. Verder blijkt dat folioproducten – koop- of huurboeken zonder digitale licentie – steeds meer uit het aanbod verdwijnen. SIVON neemt deze en andere aandachtspunten mee in de verdere gesprekken met de leveranciers.”

“Verrassend in de marktconsultatie was een nieuw aanbod van een grote educatieve uitgever. Die biedt aan om alle digitale leermiddelen als één pakket voor een vaste prijs bij hem in te kopen. In een goed overleg hebben we dat aanbod met z’n allen goed gewogen. Over de uitkomst daarvan voor de offerteaanvraag kunnen we nog niets zeggen.”

Weging in offerteaanvraag

Vervolgens spraken de besturen en SIVON verder over de offerteaanvraag en de duur van de overeenkomst. Poot: “Daarbij zijn allerlei vragen en wensen aan de orde gekomen. Om maar eens wat te noemen: als je in de offerte een scoreverdeling moet maken op prijs en kwaliteit, hoe zwaar mag dan de prijs wegen en hoe zwaar de kwaliteit?”

“We hebben het uitvoerig gehad over de verschillen tussen een intern en een extern leermiddelenfonds in relatie tot het LiFo-perceel. Scholen met een intern leermiddelenfonds komen met een grote boekenvoorraad te zitten, als ze binnen hun huidige contract overstappen op LiFo-leermiddelen. De boeken moeten immers nog een aantal jaren worden gebruikt door leerlingen. Wat kunnen scholen dan met die boeken? In de aanbesteding nemen we daarom de eis op dat de uitgever die boeken overneemt.”

“Nog een vraag die aan de orde kwam: mag je gedurende de contractlooptijd overstappen van een klassieke methode naar een LiFo-methode of andersom? Dat blijkt in principe mogelijk. Maar er zitten wel wat haken en ogen aan. Zo zal je kortingspercentage moeten terugbetalen die de leverancier op basis van ramingen heeft gemaakt.”

Gescherpt door discussies

De discussies in deze vierde bijeenkomst zijn een mooie stap richting sterke offerteaanvraag en hebben Poot gescherpt. “SIVON doet verslag, luistert en verbindt. De scholen komen met vragen en opmerkingen. Komt SIVON met een plan, dan toetsen de scholen dat kritisch aan de haalbaarheid. In deze constructieve overlegsfeer ervaar ik de juridische ondersteuning vanuit SIVON belangrijker naarmate we verder komen in het traject. Veel vragen van scholen raken namelijk de aanbestedingswetgeving.”

Ontschotten

Het is aan de vertegenwoordigers van de scholen om hun bestuur en directies mee te krijgen in de gezamenlijke aanbesteding. Wat Poot betreft gaat de Stichting CVO-AV voor een groot LiFo-perceel en een klein restperceel. De coronacrisis heeft hem geholpen om nog aarzelende directeuren over de streep te trekken. “Zij hebben ervaren hoe docenten opeens digitaal les moesten gaan geven. Dan ligt een LiFo-perceel voor de hand. Alle directeuren binnen onze stichting staan daar nu voor open. Zij zijn verder zeer te spreken over de al genoemde, toenemende ontschotting. Die geeft leerlingen meer mogelijkheden om op hun eigen niveau, dus gepersonaliseerd te leren. Dat past bij het onderwijs dat we binnen de Stichting CVO-AV voorstaan.”

Meer informatie

De voorbereidingen voor de gezamenlijke aanbesteding voor schooljaar ’22-’23 zijn inmiddels gestart. Wilt u daar meer over weten? Meld u dan voor de informatiebijeenkomst van 27 oktober.